Projektrealisation unter schwierigen Bedingungen

Die aktuelle Zeit stellt Unternehmen und Organisationen vor zahlreiche Herausforderungen. Das braucht allerdings keinen Grund zur Resignation zu sein. Vielmehr bietet sie die Chance sich,– sofern dies noch nicht geschehen sein sollte – noch besser auf die Zukunft vorzubereiten. Dabei gilt es jedoch, einige Aspekte zu berücksichtigen und im Bedarfsfall auch über externe kompetente Hilfe nachzudenken.

Die klassischen Phasen eines Projekts

In der Mehrheit der Fälle lässt sich ein Projekt in fünf aufeinander folgende Phasen einteilen:

1. Die Initiierungsphase. Das grundlegende Element darin stellt der Machbarkeitstest dar. Auf dessen Grundlage wird eine Projektcharta inklusive der Geschäftsanforderungen, der Stakeholder und des Business Cases entwickelt.
2. Die Planungsphase. In ihr kommt es zur Festlegung von konkreten, realistischen Zielen – beispielsweise mithilfe der SMART- und/oder CLEAR-Methode. Ebenso dazu gehören die Ermittlung des Projektumfangs unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen, Zeit und Kosten. Auch die Entwicklung eines Zeit- und Risikoplans sind jetzt wesentlich.
3. Die Durchführungsphase. Häufig steht an ihrem Anfang eine Kick-Off-Phase, in der die konkreten Aufgaben zugewiesen werden. Die Durchführungsphase ist zudem nicht nur die Zeit der Arbeit am Projekt. Sie ist auch ideal für regelmäßige Leistungsberichte und bietet die Chance, bei Bedarf Aktualisierungen durchzuführen.
4. Die Projekt-Leistungsphase. Sie dient der Messung des Projektfortschritts und seiner Sicherstellung. Auch die Qualitätssicherung stellt bei der Begleitung kritischer Projekte einen nicht zu unterschätzenden Faktor dar
5. Die Abschlussphase. Die letzte Projektphase beinhaltet die Auswertung des Projekts. Dazu gehört in der Regel ein Feedback zu den bereits gelungenen und zu den noch verbesserungswürdigen Aspekten.

Mit welchen Herausforderungen werden Unternehmen bei der Projektrealisation zunehmend konfrontiert?

Immer häufiger zeigt sich, dass es sich bei Projekten nicht um statische, sondern fluide Prozesse handelt. In dieser Hinsicht ist es folglich von großer Bedeutung, die Individualität und die Notwendigkeit einer individuellen Bearbeitung anzuerkennen. Zudem ist sowohl auf Management- als auch Mitarbeiterseite eine ganz bestimmte Fähigkeit gefragt. Die Fähigkeit, sich auf Abweichungen von der Planung einstellen zu können und spontanen Herausforderungen proaktiv zu begegnen. Von besonderer Relevanz sind dabei unter anderem die drei folgenden Fragen.

Welche Projekte lassen sich auch unter Ressourcenknappheit noch realisieren?

Sind die Projektziele und – Planungen in jedem Abschnitt so realistisch, dass das Gesamtprojekt die Chance auf eine passgenaue Umsetzung hat?

Wie ausgewogen ist das Verhältnis zwischen Arbeits- und Umweltschutz sowie dem dringenden Bedürfnis, die Kosten bei gleichzeitiger Umsatzsteigerung zu senken?

In dieser Hinsicht spielen Hygiene- und Umweltschutzmaßnahmen eine wesentliche Rolle. Man denke nur an die Zunahme von Home-Office-Angeboten seit dem Ausbruch von Corona. Gleichzeitig wird die Frage aufgeworfen, wie Teams, die bisher immer gemeinsam vor Ort gearbeitet haben, nun auf andere Weise effizient zusammengebracht werden können. Ist es denkbar, dass die Home-Office-Zeit speziell der Bearbeitungen individueller Aufgaben dient? Und bietet es sich an, während der Büro-Treffen kollaborative Meetings inklusive des Design Thinkings durchzuführen?

Die Schnelllebigkeit hat zugenommen. Wie ist es um die Anpassungsfähigkeit von Projekten und Mitarbeitern bestellt? Hierbei sind sowohl die Weiterbildung als auch das Empowerment von Mitarbeitern wichtige Stichpunkte. Wer kompetent ist und das Gefühl hat, etwas Sinnvolles zu bewegen, arbeitet in allen Hinsichten effizienter. Das gilt besonders dann, wenn nicht mehr das klassische, sondern das agile Projektmanagement in den Fokus rückt.

Worin liegt der Unterschied zwischen dem klassischen und dem agilen Projektmanagement?

Die wesentliche Differenz besteht darin, dass der Kunde nicht lediglich das Endprodukt in Empfang nimmt und dieses bewertet. Stattdessen nimmt er durch regelmäßige Feedbacks zu den einzelnen Entwicklungsschritten direkten Einfluss auf die verschiedenen Projektschritte. Eine wesentliche Herausforderung dabei ist, zu erkennen, welche Projekte für ein solches Vorgehen infrage kommen und welche nicht. Es lohnt sich also, bei Bedarf gerade an dieser Stelle auf eine fachkundige Expertise zurückzugreifen.

Grundsätzlich ist das agile Projektmanagement aber mit diversen Vorteilen verbunden. So sorgt eine individuelle Mitbetreuung durch den Kunden für ein passgenaues Endergebnis inklusive eines erfolgreichen Projektabschlusses. Des Weiteren bietet es die Chance, auf wechselnde Umstände schnell und geschickt zu reagieren. Und auch die stärkere Miteinbeziehung der am Projekt teilnehmenden Mitarbeiter wirkt sich positiv auf ihre Leistung und Motivation aus.

Voraussetzungen für ein solches Vorgehen sind allerdings die Lust auf eigenverantwortliches Arbeiten und auf das Treffen von Entscheidungen. Zudem darf die Fähigkeit, mit Team-Mitarbeitern und Kunden passgenau zu kommunizieren, nicht unterschätzt werden. Und auch das Erlernen von dazugehörigen Techniken wie Kanban, Timeboxing, Scrum oder des bereits erwähnten Design Thinkings funktioniert meist nicht von heute auf morgen. Es ist mit sachkundiger Anleitung aber durchaus zügig möglich.

Redaktion:Walter Braun

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Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Der vorliegende Tipp ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Redaktion noch Herausgeber können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den hier gemachten praktischen Anleitungen resultieren, eine Haftung übernehmen

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