Geschäftsreise planen – 4 Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Die erste Geschäftsreise ist eine aufregende Erfahrung, bei der im besten Fall nichts schieflaufen sollte. Eine gute Vorbereitung und die richtige Packliste sorgen dafür, dass der Business-Trip zum Erfolg wird.

1. Hotel und Verkehrsmittel frühzeitig buchen

Eine Geschäftsreise sollte so effizient und komfortabel wie möglich ablaufen. Deshalb bietet es sich an, ein Hotel möglichst nahe am Ort des Geschehens – etwa des Kunden – zu buchen. Im besten Fall sollte sich bereits im Vorhinein über die Richtlinien des Unternehmens informiert werden, sodass die Reisekosten nicht überschritten werden.

Businesshotels bieten dabei gleich mehrere Vorteile: Neben kostenlosem WLAN sind die Hotelzimmer meist mit Schreibtischen ausgestattet. Auch Tagungsräume sind häufig vorhanden, um Meetings und Kundentreffen abzuhalten.

Verkehrsmittel sollten so ausgewählt werden, dass möglichst wenig Verspätungen und andere Hindernisse auftreten können. So eignet sich die Business-Economy-Class bei Flugreisen für einen entspannten Check-in und etwas mehr Beinfreiheiten für einen komfortablen Flug. Bei Zugreisen lohnt es sich, im Vorhinein einen Sitzplatz mit Tisch und Steckdose zu reservieren.

Damit die Planung der Geschäftsreise rundum sorgenfrei abläuft, bietet sich die Nutzung einer Plattform für Geschäftsreisen an. Von der Buchung bis zur Verwaltung wird sich hier um alles gekümmert, sodass die Reise bequem und stressfrei angetreten werden kann.

2. Effizient packen für jeden Anlass

Bei Geschäftsreisen ist es besonders wichtig, sinnvoll zu packen. Schließlich möchte man nicht mit einem übergroßen und schweren Koffer reisen, aber trotzdem für alle Anlässe gewappnet sein: Unter anderem für ein Dinner mit Kunden oder Kollegen – nicht immer weiß man im Vorhinein Bescheid, wie schick das Lokal ist und welche Garderobe angemessen ist.

Die wichtigsten Pack-Tipps haben wir hier zusammengestellt:

• Hemden und Sakkos sollten sicher und faltenfrei ans Ziel gebracht werden. Dazu eignen sich spezielle Hemdentaschen, mit welchen die Hemden knitterfrei und platzsparend transportiert werden können.
• Ist der Anzug doch verknittert, hilft es, ihn im Hotelzimmer in das Bad bzw. die Dusche zu hängen und das warme Wasser aufzudrehen um Wasserdampf zu erzeugen. Danach zum auslüften in das Zimmer hängen. Auch ein Föhn kann helfen, die Falten wieder glattzubügeln.
• Socken und andere kleine Gegenstände können im Koffer in die Schuhe gesteckt werden. Das spart nicht nur Platz, sondern ersetzt auch die Schuhspanner.
• Bargeld, Kreditkarten und Ausweis sollten unbedingt in getrennten Taschen aufbewahrt werden.

Tipp: Elektronische Packlisten helfen dabei, keine wichtigen Dinge zu vergessen – auch wenn kurzfristig verreist werden muss.

3. Nützliche Technik-Gadgets für unterwegs

Die Zeit unterwegs kann mithilfe der richtigen Ausstattung sinnvoll genutzt werden, etwa um zu arbeiten oder erholsamen Schlaf nachzuholen. So wird auch der Jetlag nicht ganz so schlimm.

Mit diesen Technik-Gadgets wird die Geschäftsreise produktiv und komfortabel zugleich:

• Powerbank: Mit einem leistungsstarken Akku können Geräte wie Smartphone und Laptop unterwegs geladen werden.
• Noise-Cancelling-Kopfhörer: Für einen erholsamen Schlaf oder gute Konzentration auf Zug- oder Flugreisen eignen sich Kopfhörer, die störende Umgebungsgeräusche ausblenden.
• Smart-Watch: Eine Uhr für Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit ist bei Business-Trips besonders wichtig. Mit einer Smart-Watch wird man zudem stets über Anrufe und Nachrichten informiert.
• Smarte Schlösser: Um den Koffer oder das Hotelzimmer sicher abzuschließen, eignen sich per App steuerbare Schlösser. So besteht keine Gefahr, dass der Schlüssel oder Zahlencode verloren geht.

4. Wichtige Dokumente vorher einscannen

Um im Notfall Zugriff auf wichtige Dokumente wie Reisepass, Bankkarten, Buchungsdokumente und Krankenversicherung zu haben, ist es sinnvoll, diese vorher einzuscannen und auf einer Cloud zu hinterlegen. So kann von jedem Ort auf der Welt auf sie zugegriffen werden – auch im Falle von Diebstahl. Es bietet sich an, wichtige Notfallnummern im Vorhinein zu notieren, um in Ausnahmesituationen darauf zugreifen zu können.

Tipp: Wer firmeninterne Dokumente oder Dateien bei sich trägt, sollte auf eine sichere Verwahrung achten. Laptop, Tablet und Smartphones sollten unbedingt gesichert werden und auch Dokumente in Papierform dürfen nicht offen herumliegen.

Redaktion: Walter Braun

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Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Der vorliegende Tipp ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Redaktion noch Herausgeber können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den hier gemachten praktischen Anleitungen resultieren, eine Haftung übernehmen

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