Sowohl das Lastenheft als auch das Pflichtenheft sind für Projekt und Projektmanagement sehr wichtig, um Ziele erfolgreich und termingerecht zu erreichen. Auftraggeber und Auftragnehmer können damit ihre Gedanken niederschreiben und ihre Ziele verständlich erläutern. Das Lastenheft erstellen vermeidet Missverständnisse und sorgt für einen reibungslosen Projektablauf.
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Was sind die Unterschiede?
Wer versucht, Pflichtenheft und Lastenheft in einem einzigen Dokument zu vereinen, scheitert meist. Viele Menschen wissen nicht einmal, dass es einen Unterschied zwischen beiden Dokumenten gibt. Im Lastenheft konkretisiert der Auftraggeber seine Erwartungen an das Projekt und definiert seine Projektanforderungen. Vorteile eines Lastenheftes sind, dass er sich immer an diese Normen wenden kann, wenn die Fragestellung unklar ist. Somit sind Lastenhefte eine hilfreiche Grundlage, auf der das Projekt aufgebaut werden kann. In der Leistungsbeschreibung beschreibt der Dienstleister ganz konkret, wie er seine Aufgaben umsetzt. In der Spezifikation wird das Ausschlussprinzip angewendet. Dies bedeutet, dass die Fallbestimmung die Grundlage für weitere Maßnahmen bilden kann. Gerade bei Projektexternen ist der Austausch über Lastenhefte und Pflichtenhefte wichtiger denn je. Denn hier findet die Projektkommunikation statt. Sind zwei Projektbeteiligte im selben Unternehmen, ist die Erstellung von Pflichtenheften relativ einfach. Hilfreich bei der Erstellung beider Dokumente ist entsprechende Software, die auch das ERP (Enterprise-Resource-Planning) unterstützen kann.
Projektmanagement wird vereinfacht
Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei sehr wichtige Dokumente in einem Projekt. Sie bilden auch die Grundlage für einen Vertragsabschluss. Die Umsetzung des Projekts beginnt in der Regel erst,
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nachdem der Kunde der Spezifikation zugestimmt hat. Bei der Planung eines Projekts stellen sich beide Seiten die Frage, wozu die Dokumente gehören. In der Spezifikation steht es dem Projektinhaber frei, all seine Erwartungen, Anforderungen und Wünsche an das Projekt zu definieren. Aus dieser Sammlung ergibt sich das Gesamtbild des Projekts, woraus ein Anforderungskatalog für Auftragnehmer resultiert. Je detaillierter die einzelnen Punkte sind, desto einfacher lassen sich die Zielkriterien eingrenzen.
Wann sind Lastenhefte sinnvoll?
Sie sind ein guter Leitfaden für Auftragnehmer, insbesondere wenn Sie an Projekten mit externen Dienstleistern arbeiten. Als Auftraggeber können Sie die Rahmenbedingungen und alle wichtigen Projektanforderungen im Pflichtenheft festhalten. So können Sie sich beispielsweise den aktuellen Status des Projekts anzeigen lassen, grobe Ziele definieren und alle Verantwortlichkeiten zuweisen. Lastenhefte sollten immer direkt vor Projektstart erstellt werden. Klare Ziele und präzise Beschreibungen machen Projekte konkreter und leichter umsetzbar. Auftragnehmer können anhand von Spezifikationen sofort alle Projektanforderungen ermitteln. Auch mögliche Schwachstellen, wie ein zu enges Zeitfenster, werden schneller sichtbar. Angenommen, Sie stellen technische Systeme her und möchten eine neue Anlage starten. Dieses System erfordert mehrere Komponenten, die Sie nur von verschiedenen Anbietern erhalten können. In einem ersten Gespräch mit Ihrem Lieferanten haben Sie beschrieben, wie die Komponenten Ihrer neuen Anlage aussehen sollen. Dies kann zu Missverständnissen führen und Sie werden während der Produktion feststellen, dass das benötigte Teil nicht korrekt produziert wurde und nicht verwendet werden kann. Dadurch verzögert sich Ihre Produktion und es entstehen Ihnen hohe Zusatzkosten, weil Sie kurzfristig neue passende Komponenten beschaffen müssen. Lasten- und Pflichtenhefte hätten Ihnen im Vorfeld einen Überblick verschaffen können.
Fazit
Wer mit diesen Dokumenten arbeitet, erhöht seine Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss seiner Projekte. Denn hier können sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer alle Ziele, Wünsche und Anforderungen des Projekts detailliert aufschreiben und für beide Seiten transparent machen. Das kann sich später auszahlen, denn so werden mögliche Missverständnisse von Projektbeginn an verhindert. Es gibt wesentliche Unterschiede zwischen Lasten- und Pflichtenheft, die beim Projektmanagement berücksichtigt werden sollten. Einige Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden, bevor das Projekt in die Umsetzungsphase geht, noch bevor die Spezifikationen erstellt werden. Dazu gehört auch der im Projekt zur Verfügung stehende finanzielle Rahmen. Ebenso ist die tatsächliche Situation von Hardware, Software und Schnittstellen im Vorfeld abzuklären.
Redaktion: Walter Braun
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Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Der vorliegende Tipp ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Redaktion noch Herausgeber können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den hier gemachten praktischen Anleitungen resultieren, eine Haftung übernehmen
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