Es gibt viele Situationen, in denen zu große Dateien verkleinert, d.h. komprimiert werden müssen. In diesem Beitrag erklären wir, wie man ein PDF komprimieren kann, ohne Qualitätsverluste hinnehmen zu müssen. Dabei schauen wir uns verschiedene Komprimierungsoptionen für Windows- und Apple-Computer an.
Online-Tools bieten komfortable Komprimierungsfunktionen
Im Internet wimmelt es geradezu von Tools, mit denen sich PDFs komprimieren lassen. Jedoch sind einige Programme von unzureichender Qualität, die für professionelle Nutzer unakzeptabel ist. In einigen Fällen muss der User Einbußen hinnehmen, die dazu führen können, dass sich die Darstellungsqualität rapide verschlechtert.
Gerade wenn es um wichtige Dokumente mit grafischen Inhalten geht, etwa um eine Präsentation, sind Qualitätseinbußen nicht hinnehmbar. Wir raten deshalb dazu, Tools zu verwenden, die eine erstklassige Qualität garantieren. Dazu gehört vor allem ein kostenloses Programm, das von demjenigen Hersteller stammt, der das PDF-Format vor mehr als 20 Jahren einführte. Die Rede ist von Adobe, dem wohl bekanntesten Hersteller von Bildbearbeitungssoftware. Die Software Photoshop wird rund um die Welt zur Bearbeitung von Bildern und Grafiken genutzt.
Um ein PDF zu komprimieren, führen Sie folgende Schritte durch:
Ziehen Sie das Dokument in den Bereich zu Komprimierung oder laden Sie die Datei hoch.
• Wählen Sie diejenige PDF-Datei aus, deren Größe Sie reduzieren möchten.
• Warten Sie, bis das Tool die Größe des Dokuments reduziert hat.
• Laden Sie die komprimierte PDF-Datei herunter oder leiten Sie diese weiter.
Sie müssen den Komprimierungsprozess nicht selbst in Gang setzen. Dies unterscheidet das Adobe-Tool von anderen Programmen, die im Internet für die Komprimierung von PDF-Dateien zur Verfügung stehen. Nach dem Upload reduziert das Programm die Größe der hochgeladenen PDF-Datei automatisch.
Das Adobe-Tool funktioniert in jedem gängigen Browser. Unterstützt werden unter anderem Google Chrome, Firefox und Opera. Auch der Safari-Browser, der auf Apple-Geräten standardmäßig installiert ist, kann für die Komprimierung von PDF-Dateien mit Hilfe von Acrobat genutzt werden.
Bedenken Sie, dass beim Onlinetool von Adobe eine Maximalgröße von 2 GB beachtet werden muss. Dies sollte für die meisten Anwendungen ausreichen. Wenn Sie größere Dokumente komprimieren müssen, empfiehlt es sich, auf andere Programmversionen auszuweichen.
In den kostenpflichtigen Programmversionen können Sie Einfluss auf die Kompression nehmen. Sowohl unter MacOS als auch unter Windows können beispielsweise die PPI-Einstellungen für Grautöne, Farben und monochrome Bilder angepasst werden. Sie können mittels optischer Zeichenerkennung Scans bearbeiten und komprimierte PDFs in andere Formate umwandeln – zum Beispiel in das Powerpoint-Format. Das Konvertieren von Bilddateien und das Aufteilen von PDFs ist ebenfalls möglich.
Die Dateigröße Ihres PDFs können Sie prüfen, indem Sie es mit Acrobat oder dem allseits bekannten Acrobat Reader öffnen. Gehen Sie auf das Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ auf der Registerkarte „Beschreibung“. Dort wird Ihnen die Dateigröße angezeigt.
Schnelle Komprimierung mit Zip-Tools
Das Packen (d.h. Komprimieren) von Dateien ist seit der Frühzeit der Computer-Ära eine der wichtigsten Funktionen. Ohne sie wäre das effektive Arbeiten in vielen Bereichen der IT-Welt nicht möglich. Die meisten User nutzen Zip-Tools, um längere Texte oder Grafiken zu packen. Es ist jedoch auch möglich, PDF-Dateien zu verkleinern, indem die werksseitig vorhandene Zip-Funktion genutzt wird.
Auf PCs werden PDF-Dateien folgendermaßen komprimiert:
• Suchen Sie die Datei, die Sie verkleinern wollen.
• Halten Sie die Datei gedrückt und wählen Sie „Senden“.
• Wählen Sie anschließend „komprimierter (gezippter) Ordner“ aus.
Am angegebenen Speicherort wird ein neuer, gezippter Ordner erstellt. Zum Umbenennen klicken Sie mit der Maustaste (in diesem Fall mit der rechten) auf den Ordner und wählen den Menüpunkt „Umbenennen“. Sie können jetzt den gewünschten Namen eingeben. Abschließend bestätigen Sie den Vorgang mit der Enter-Taste.
Auf dem Mac können Sie PDF-Dateien folgendermaßen komprimieren:
Öffnen Sie in der „Vorschau“-App diejenige PDF-Datei aus, die komprimiert werden soll.
Wählen Sie „Ablage > Exportieren“ (Vorsicht: Wählen Sie nicht „als PDF exportieren“ aus).
Klicken Sie nun auf das Einblendemenü „Quartz-Filter“. Anschließend wählen Sie „Dateigröße reduzieren“ aus.
Wann ist es sinnvoll, eine PDF-Datei zu komprimieren?
Das Komprimieren von PDF-Dateien ist ein Vorgang, der in der IT-Welt jeden Tag tausendfach durchgeführt wird. Es gibt zahlreiche Situationen, in denen das Verkleinern solcher Dokumente unerlässlich ist. Wenn es beispielsweise darum geht, eine umfangreiche Präsentation zu versenden, ist das Komprimieren der Datei die einzige gangbare Lösung – es sei denn, das Dokument wird in einer Cloud zum Download bereitgestellt.
Umfangreiche Berichte werden ebenfalls häufig komprimiert. Dabei muss es sich nicht immer um Dateien handeln, die Bilder enthalten. Auch einfache Diagramme und sogar Texte können viel Speicherplatz benötigen, wenn das Dokument entsprechend lang ist.
Darüber hinaus werden Kompressionstools häufig genutzt, um Speicherplatz auf dem genutzten Gerät zu sparen. Besonders oft tritt dieser Fall ein, wenn ein Handy genutzt wird. Trotz ihrer eigentlich hohen Speicherkapazität sind viele Smartphones mit speicherfressenden Dateien überfüllt. Das Komprimieren kann dafür sorgen, dass zumindest ein Teil dieses Speichers freigegeben wird.
Warum werden PDF-Dateien so groß?
Diese Frage bekommen IT-Experten häufig gestellt. Tatsächlich weisen die meisten PDFs keine überdurchschnittliche Größe auf. Wenn es um ein kleines eBook geht, liegt die Dateigröße selten oberhalb von einigen Dutzend Megabytes. Anders sieht es aus, wenn es um PDFs geht, die für den Druck bestimmt sind: Hier ist eine hohe Auflösung gefordert.
Ein für Druckzwecke erstelltes PDF ist beinahe zwangsläufig größer als eine Datei, in der Sie einige Ideen in Textform zusammenfassen. Je höher die gewünschte Druckqualität, desto umfangreicher ist die Datei. Im Profibereich kommt es oft vor, dass ein PDF eine Größe von 0,5 oder 1 Gigabyte aufweist. Bei größeren Projekten sind sogar Größen bis 2 GB möglich. In einem solchen Fall ist es unumgänglich, ein Kompressionstool zu nutzen.
Fazit
PDF-Kompressionstools sind aus der IT-Welt nicht wegzudenken. Sie ermöglichen eine einfache und schnelle Komprimierung von Dateien, die ohne Verkleinerung nicht versendet werden können. Ob Sie für die Reduzierung der Dateigröße ein Zip-Tool oder ein Spezialprogramm wie Acrobat von Adobe nutzen, liegt in Ihrem Ermessen.
Wir raten zur Nutzung von Online-Tools, die per Browser bedient werden können. Solche Tools bieten normalerweise einen hohen Bedienkomfort und können mit fast jedem System genutzt werden. Sogar per Smartphone oder Tablet können heutzutage problemlos PDF-Dokumente verkleinert und anschließend weitergeleitet werden.
Redaktion:Walter Braun
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