Geschäftsbriefe repräsentieren das Unternehmen und sind wichtiger Bestandteil der Buchführung. Entsprechend seriös und übersichtlich muss der Schriftverkehr aussehen sowie rechtlich korrekt sein. Der Aufbau des geschäftlichen Schriftverkehrs folgt dabei einigen Regeln, damit immer klar verständlich ist, worum es geht. An der DIN 5008 kommen Unternehmer daher nicht vorbei.
Definition: Was ist ein Geschäftsbrief?
Im Grunde ist damit jeglicher Schriftverkehr gemeint, der zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden oder anderen Unternehmen, wie Lieferanten oder Dienstleister, stattfindet. Der Begriff Geschäftsbrief umfasst Anfragen, Anschreiben, aber genauso Bestellungen, Rechnungen und Quittungen.
So wird der Geschäftsbrief richtig versandt
Werden die Geschäftsbriefe in Papierform per Post zugestellt, ist in den meisten Fällen ein DL-Briefumschlag ausreichend. Hier passt ein DIN-A4-Blatt 3-fach gefaltet hinein, wie es bei Geschäftsbriefen üblich ist. Sehr wichtige Unterlagen, etwa Zahlungserinnerungen und andere Angelegenheiten mit fester Frist, sollten per Einschreiben verschickt werden. Empfindliche, kleine Waren sind in Luftpolstertaschen gut aufgehoben. Für Zertifikate, Fotos oder andere, wichtige Dokumente, die nicht geknickt werden dürfen, gibt es mit Papprückwand verstärkte Luftpolstertaschen.
Die DIN 5008 regelt die Grundstruktur
Damit ein Geschäftsbrief immer klar verständlich und übersichtlich aufgebaut ist, ist ein festes Grundgerüst unverzichtbar. Die DIN 5008 legt unter Anderem die Zeilenabstände und Seitenränder fest. Eines vorneweg: Wem die Erstellung eines Geschäftsbriefes mit allen Abständen zu aufwändig ist, der kann auf Vorlagen zurückgreifen. Die gibt es für fast jedes Schreibprogramm, oft sogar kostenlos.
Seitenränder:
– Oben: 4,5 Zentimeter
– Unten: 2,5 Zentimeter
– Links: 2,5 Zentimeter
Der Briefkopf ist stets gleich aufgebaut: Das Firmenlogo kommt in die Kopfzeile innerhalb des 4,5 Zentimeter Randabstands. Nach 4,5 Zentimetern folgt einzeilig und in kleiner Schrift die Firmenadresse. Die Empfängeradresse ist 7 Zentimeter vom oberen Rand entfernt einzutragen. Neben der Adresszeile werden rechtsbündig die Kontaktdaten wie Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Aktenzeichen, Auftrags- oder Rechnungsnummer eingetragen.
Nach einer Leerzeile folgt rechtsbündig das Datum. Nach einer weiteren Leerzeile wird linksbündig der Betreff eingefügt. Der Betreff ist durch Formatierung in fett oder durch eine vergrößerte Schrift (maximal 14 Punkt) hervorzuheben. Je kürzer der Betreff, umso übersichtlicher wirkt er. Deshalb darf er maximal zwei Zeilen betragen, sollte aber stets so kurz wie möglich gehalten werden.
Zwei Zeilen darunter, also nach einer Leerzeile, wird die Anrede eingefügt. Weitere zwei Zeilen darunter folgt nun der eigentliche Text. Zwischen Text und Grußformel folgt eine Leerzeile. Zwei Zeilen bleiben nun frei für eine handschriftliche Unterschrift. In der dritten Zeile ist der Name des Unterschriebenen noch einmal abgetippt. Drei Zeilen darunter folgt in fett das Wort Anlagen, sofern dem Geschäftsbrief Anhänge hinzugefügt werden. In den Zeilen darunter folgt eine Auflistung der Anlagen.
Schriftgröße und Schriftart sind geregelt
Die DIN 5008 legt auch die Schriftart und -größe fest. Bei verschlungenen oder sehr kleinen Schriften sind wichtige Daten womöglich schlecht lesbar. Deshalb ist für Geschäftsbriefe nach DIN-Norm die Schriftgröße 12 oder 11 bei langen Texten vorgeschrieben. Als Schriftarten kommen lediglich Times New Roman oder Arial in Frage, gegebenenfalls auch Calibri. Diese Schriftarten sind auch in fett und kursiv sehr gut lesbar.
PS – Am Schluss noch einmal die Aufmerksamkeit ergattern
Ein Postskriptum, kurz PS, ist ein Schlusssatz zwischen Unterschrift und Anlagen, der den Leser am Schluss noch einmal einfangen soll. Häufig finden diese angehängten Sätze bei Werbesendungen Anwendung, sie eignen sich aber ebenfalls für eine aktuelle Rabattaktion, den Hinweis auf das Online-Portal oder weitere Services. Mit dem eigentlichen Inhalt des Briefes hat das Postskriptum oft nichts zu tun.
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