Wie Sie fehlerhafte Rechnungen korrigieren und vermeiden

Ein Fehler in einer Rechnung kann sich schnell einschleichen. Denn wie heißt es immer so schön: Wir sind alle nur Menschen. Dann gilt es, Ruhe zu bewahren. Denn in der Regel ist das kein Weltuntergang, solange Sie direkt handeln und das Dokument ausbessern. Eine entsprechende Software hilft außerdem, typische Fehler im Vorfeld zu vermeiden.

Auf welche Folgen sollten Sie vorbereitet sein?

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, dürfen Sie ruhig penibel vorgehen. Denn Fehler können die Beteiligten in doppelter Hinsicht teuer zu stehen kommen: Zum einen erwecken Sie einen unprofessionellen Eindruck bei Ihren Kunden, wenn Sie diesen vermehrt fehlerhafte Rechnungen vorlegen. Zum anderen kann ein Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug des Empfängers streichen, wenn Pflichtangaben auf dem Dokument fehlen. In seltenen Fällen kann das Finanzamt außerdem den Betriebsausgaben-Abzug aberkennen. Wenn die ausgewiesene Umsatzsteuer zu hoch ist, muss sie der Rechnungssteller komplett bezahlen. Ist die Steuer zu niedrig angesetzt, muss er den fehlenden Betrag begleichen.

Was tun, wenn Sie Fehler bemerken?

Rechnungen, die Sie einzeln und händisch erstellen, sind besonders fehleranfällig: Doppelte Rechnungsnummern, Tippfehler in der Empfänger-Anschrift, vergessene Angaben des Umsatzsteuer-Prozentsatzes – das kann schnell passieren. Natürlich sind Sie nicht verpflichtet, jedes vergessene Komma auszubessern. Einige Angaben müssen aber definitiv korrekt sein:

• Daten zu Rechnungssteller und -empfänger: Name und Anschrift
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungstellers
• Rechnungsnummer
• Leistungs- und Ausstellungsdatum
• Rechnungsbeträge
• Steuerliche Angaben

Tipp: Wer gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer erhebt, muss auf der Rechnung einen Hinweis auf §19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz vermerken.

Sie haben Ihren Fehler bemerkt? Dann ist es wichtig, dass Sie diesen schriftlich an den Empfänger kommunizieren. Denn wenn Sie transparent vorgehen, kann Ihnen das Finanzamt keinen Betrug vorwerfen. Beachten Sie: Es macht einen Unterschied, ob die Rechnung schon beglichen wurde oder nicht:

Bereits verbucht	Noch nicht verbucht
Schicken Sie Ihrem Kunden ein aktualisiertes Dokument. Die Rechnungsnummer sollte dieselbe wie auf dem Original sein.	Erstellen Sie eine Stornorechnung. Danach fertigen Sie eine korrigierte Version mit einer neuen Rechnungsnummer an. Zudem sollten Sie auf das Original verweisen und klarstellen, dass eine Stornorechnung vorliegt.

Übrigens sollten Sie nicht nur die aus- sondern auch die eingehenden Rechnungen prüfen. Denn andere Unternehmen können ebenfalls Fehler machen. Kontrollieren Sie immer, ob die Angaben korrekt sind, bevor Sie die Rechnung begleichen.

Hinweis: Das Finanzamt akzeptiert nur Rechnungen, die vom jeweiligen Leistungserbringer korrigiert wurden. Eine Berichtigung durch den Kunden ist selbst dann nicht erlaubt, wenn der Rechnungsteller der Änderung zustimmt.

Was können Sie tun, damit Fehler gar nicht erst passieren?

Dass sich von Zeit zu Zeit typische Fehler auf einer Rechnung einschleichen, ist nicht ungewöhnlich. Nun wissen Sie ja, wie Sie diese korrigieren. Aber was können Sie tun, damit das nicht wieder passiert? Zum einen sollten Sie die Rechnung gründlich kontrollieren, bevor Sie sie abschicken. Wichtige Angaben tragen Sie vorab auf einer Vorlage ein, damit Sie sie nicht vergessen. Das geht aber auch einfacher. Sie können eine professionelle Software nutzen oder Ihre Rechnungen online schreiben. Beides hat einige Vorteile:

1. Dank verschiedener Vorlagen vergessen Sie keine essentiellen Angaben.
2. Die Software ist durch regelmäßige Updates auf dem neuesten Stand, was gesetzliche Vorgaben betrifft.
3. Sie erhalten einen umfangreichen Überblick über Ihre Rechnungen und offene Posten. Das vereinfacht außerdem die Buchhaltung.
4. Zudem können Sie wichtige Kennzahlen ganz einfach auswerten; etwa in welchem Bereich Sie den meisten Umsatz generieren oder welche Artikel sich gut verkaufen.
5. Die Software verfügt über Online-Banking-Schnittstellen. Daher gestaltet sich der Zahlungsverkehr effektiver.
6. Mit Cloud-Lösungen können Sie Rechnungen sogar von unterwegs schreiben.

Und was, wenn dennoch ein Fehler passiert? Dann müssen Sie nicht verzagen, sondern erstellen mit dem jeweiligen Tool einfach eine Gutschrift.

Redaktion: Walter Braun
Bilder: www.unsplash.com

Weitere interessante Artikel finden Sie hier:

Schluss mit Unordnung und Chaos – Gute Organisation schafft Ordnung

Wie man Rückenbeschwerden am Arbeitsplatz vermeidet

Die Steuererklärung, Zeit sparen mit der richtigen Software

Wie man Ärger und Wut vermeiden kann