Wie wird eine professionelle Bedienungsanleitung erstellt?

Bedienungsanleitungen liest kaum jemand gerne. Häufig sind sie unleserlich und unverständlich. Die Beilage einer Bedienungsanleitung ist jedoch bei elektrischen Geräten oder Medizinprodukten unerlässlich und gesetzlich vorgeschrieben.

Die rechtlichen Vorgaben für die Erstellung einer Bedienungsanleitung

Die Vorgaben zur Erstellung einer Bedienungsanleitung sind branchenspezifisch unterschiedlich geregelt. So werden in der europäischen Maschinenrichtlinie 2006/42/EG oder die EU-Verordnung (EU) 2017/745 die Vorgaben für die Bedienungsanleitungen von Medizinprodukten geregelt. In Deutschland regeln das Elektro- und Elektronikgerätegesetz, das Produktsicherheitsgesetz und das Produkthaftungsgesetz, welche Bedingung Bedienungsanleitungen erfüllen müssen. Die technische Dokumentation wird in den DIN-Normen, ISO und VDE geregelt. Dazu gehört beispielsweise die EN IEC/IEEE 82079-1, die die methodische Darstellung, die Gliederung, die Darstellung und den Inhalt von Gebrauchsanleitungen regelt.

Die Zielgruppe definieren und das Format wählen

Zunächst sollte geklärt werden, wer die Bedienungsanleitung lesen soll. Wird diese von fachfremden Menschen gelesen, müssen produktspezifische Begriffe erklärt werden. Zudem muss überlegt werden, ob die Gebrauchsanleitung mehrsprachig zur Verfügung gestellt wird. Soll die Gebrauchsanleitung als Broschüre oder digital zum Download zur Verfügung gestellt werden?

Inhalt und Visualisierungen planen

Hier kann mit einer zweispaltigen Tabelle gearbeitet werden. In die erste Spalte werden die einzelnen Arbeitsschritte eingetragen. In der zweiten Spalte werden die visuellen Elemente eingetragen. An dieser Stelle reicht eine kurze Beschreibung. Möglichkeiten zur Illustration sind Screenshots, Animierte GIFs, Fotos und Stillbilder, technische Videos oder Grafiken. Die Illustrationsarten können miteinander kombiniert werden. Bei der Erstellung der Inhalte sollte der gesamte Lebenszyklus des Produktes von der ersten Inbetriebnahme bis zur Entsorgung durchgegangen werden. Bereits vorhandene technische Daten werden zur Erstellung der Bedienungsanleitung genutzt. Folgende Fragen sollten beantwortet werden:

– Wie wird das Produkt bestimmungsgemäß verwendet?

– Was sind die wichtigsten Bestandteile?

– Wie wird das Produkt transportiert, gelagert und ausgeliefert?

– Wie wird das Produkt installiert, montiert, in Betrieb genommen und genutzt?

– Wie werden Einstellungen geändert?

– Wie wird das Produkt gewartet und Fehler behoben?

– Wo sind Ersatzteile erhältlich?

– Wie sind die technischen Spezifikationen?

– Wie wird das Produkt entsorgt?

Hilfsmittel auswählen

Zur Erstellung einer Bedienungsanleitung werden verschiedene Tools benötigt. In der Regel wird ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder Google Docs benötigt. Hier können Formatierungsmöglichkeiten genutzt und Grafiken eingebunden werden. Die Titelseite sollte so gestaltet werden, dass der Leser erfährt, was ihn erwartet. Die Titelseite kann mit Adobe Photoshop, Paint.net oder GIMP erstellt werden. Illustrationen und Screenshots können mit Snagit bearbeitet werden.

Das Bildmaterial aufbereiten

Für Bedienungsanleitungen muss Bildmaterial bearbeitet werden, Bilder müssen mit Anleitungen versehen und Grafiken vereinfacht werden. In Snagit kann beispielsweise die Listenfunktion genutzt werden, um Abbildungen zu nummerieren. SUI-Grafiken können zur vereinfachten Darstellung von Benutzeroberflächen eingesetzt werden.

Den Text schreiben

Beim Schreiben des Anleitungstextes sollte darauf geachtet werden, dass der Text leicht verständlich ist und über eine klare Struktur verfügt. Gute Anleitungstexte verfügen über:

– Eine klare Gliederung (Inhaltsverzeichnis)

– Eine aktive Sprache

– Prägnante Überschriften

– Kurze Absätze und einfache Sätze

Das Material zusammenfügen

Die bebilderte Anleitung und die Erklärungen werden im letzten Arbeitsschritt zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefügt.

Die Anleitung mit Testpersonen testen

Die Anleitung sollte, wenn sie fertig gestellt ist, getestet werden. Hierbei sollte geprüft werden, ob sie funktioniert und nutzerfreundlich formuliert wurde. Anleitungen können entweder ohne oder mit Moderierung getestet werden. Bei der Testung ohne Moderierung wird den Testpersonen die Anleitung mit einem Fragebogen zugesendet. Der Fragebogen kann beispielsweise folgende Fragen beinhalten:

– Ist die Anleitung verständlich?

– Können die Arbeitsschritte erfolgreich umgesetzt werden?

– Kann die Vorgehensweise vereinfacht werden?

– Waren die Abbildungen hilfreich und ausreichend?

Bei der Testung mit Moderation werden die Testpersonen während sie der Anleitung folgen, beobachtet. Probleme können so schnell erkannt werden. Idealerweise werden solche Testungen auf Video aufgenommen, damit diese später noch einmal angeschaut werden können. Auch hier können Fragen zur Anwendung gestellt werden und erfragt werden, ob Verbesserungsmöglichkeiten oder Probleme gesehen werden.

Die Ergebnisse der Testung werden jetzt genutzt, um die Anleitung weiter zu verbessern.

Zur Erstellung von Bedienungsanleitungen sind einige wichtige Dinge zu beachten und Arbeitsschritte auszuführen. Der Schlüssel zum Erfolg ist das planvolle Vorgehen, das exakte Arbeiten und die Kontrolle der Bedienungsanleitungen durch die Testpersonen.

Redaktion:Walter Braun

Impressum
Herausgeber:  tipps-vom-experten
TvE vl. Walter Friedrich Georg Braun, Drljanovac 5,
43270 Veliki Grđevac – Croatia – Email: gl@tivex.de
UID-Nr.: HR 92880568110 – Tel. 0049-171-5282838

Wiedergabe – auch auszugsweise – nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers. Der vorliegende Tipp ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Redaktion noch Herausgeber können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den hier gemachten praktischen Anleitungen resultieren, eine Haftung übernehmen

Weitere interessante Infos finden Sie hier:

Die Vorteile von Digitalisierung für Unternehmen

Unternehmensprozesse mit Tools optimieren – 5 Tipps und Tricks für mehr Zeitersparnis

Das sind die besten Videokonverter

Sachkundeprüfung im Sicherheitsgewerbe – Praktische Tipps zur erfolgreichen Absolvierung

ADLATUS der neutrale Matratzen Konfigurator – Ihre online Matratzenberatung

Erfolgreich auf Instagram – Mit diesen Tipps klappt es

So sichern sie wertvolle Dateien

E-Commerce Ausrichtung für kleine und mittlere Unternehmen