Auch wenn die Business-Etikette im Laufe der Zeit in vielen Bereichen etwas aufgeweicht wurde, ist eine einwandfreie Geschäftskorrespondenz unerlässlich. Sie unterstreicht die Seriosität des Unternehmens und wird in ihrer Qualität oft mit der von Produkten oder Dienstleistungen gleichgesetzt. Für Unternehmen ist es in Zeiten des hohen Wettbewerbsdrucks entscheidend, sich ein angesehenes Markenimage aufzubauen.
Mit einer stilsicheren Geschäftskorrespondenz lässt sich ein positiver erster Eindruck manifestieren. Dieser wirkt sich häufig ökonomisch vorteilhaft auf den Absatz aus. Worauf kommt es für eine gelungene Korrespondenz im beruflichen Kontext an? Neben den passenden Formulierungen haben auch das geeignete Konzept zum Transport der Message und die richtige Formatierung höchste Relevanz.
Stilistische Elemente für erfolgreiche Botschaften
Geschäftskorrespondenz – gedruckt auf einem hochwertigen Briefpapier – hat meist zum Ziel, Kunden oder Geschäftspartner zu überzeugen. Daher gilt es, Vorteile hervorzuheben und die Konversation unter einen guten Stern zu stellen. Dies lässt sich mit einer positiven Grundhaltung hervorragend inszenieren. Gelingt der Einstieg in die Korrespondenz mit wohlwollenden Worten, entfacht dies beim Empfänger das Interesse, mehr erfahren zu wollen.
Passender Einstieg
Ein energiegeladener Einstieg kann durch
- einen Dank für die vorausgegangene Korrespondenz (z. B. „Vielen Dank für Ihre prompte Reaktion auf unser Schreiben.“)
- einen Einblick in die Gefühlswelt des Absenders (z. B. „Ihr Angebot hat uns positiv überrascht.“)
- eine Sofortlösung (z. B. „Gern schicken wir Ihnen die gewünschten Produktmuster.“)
- einen Verweis auf einen Kontakt (z. B. „Frau Schmidt hat mir Ihre Kontaktdaten freundlicherweise zur Verfügung gestellt.“)
formuliert werden.
Positive Grundstimmung
Darüber hinaus ist es für eine nachhaltig positive Geschäftskorrespondenz wichtig, die Lösung anstelle des Problems in den Fokus zu rücken. Statt zu erklären, was alles nicht funktioniert, können alternative Lösungsansätze präsentiert werden. Sofern es sich um kritische Geschäftskorrespondenz handelt, ist es psychologisch empfehlenswert, ein bei anderen Personen liegendes Problem in eine gemeinsame Angelegenheit zu verwandeln. Statt „Sie haben uns falsch verstanden.“, was im Grunde einer Beschuldigung gleichkommt, ist es charmanter, „Da haben wir uns missverstanden.“ zu formulieren. Außerdem können Vorteile für Absender und Empfänger durch „Wir-Elemente“ emotional verbinden.
Klare Formulierung
Meist steht dem Empfänger der Geschäftskorrespondenz nur wenig Lesezeit zur Verfügung. Umständliche Formulierungen sollten daher in eine leicht verständliche Sprache transformiert werden. Nichtsdestotrotz ist es hilfreich, den Wortschatz weitestgehend auszuschöpfen. Statt „sehr leicht“ und „sehr teuer“ sind „mühelos“ bzw. „preisintensiv“ ebenso treffende, stilistisch hochwertigere Formulierungen. Sofern sich Fachbegriffe vermeiden lassen, können diese in Form von Vorteilen genannt werden. Anderenfalls ist eine kurze Erklärung empfehlenswert. Um beim Adressaten einen Impuls zu einer Handlung auszulösen, ist ein „Call-to-Action“ mit einer klaren Handlungsanweisung obligatorisch.
Pflichtelemente der Geschäftskorrespondenz
Folgende Elemente sollten in keiner seriösen Geschäftspost fehlen:
- Absender
- Empfänger
- Ort und Datum
- Betreff
- Anrede
- Grußformel
- digitale UND handschriftliche Unterschrift inkl. Firmierung
Des Weiteren ist es wichtig, dass der Geschäftsbrief über eine sorgsam konzipierte Struktur verfügt. Der Adressat sollte dem Inhalt wie einem roten Faden folgen können. Daher ist es elementar, eine Argumentation schlüssig zu gestalten. Geäußerte Gedanken sollten sich innerhalb eines Textes nicht wiederholen und aufeinander aufbauen. Wird ein Satz zu lang, empfiehlt es sich, diesen in zwei Sätze zu splitten. So bleiben die genannten Inhalte besser im Gedächtnis hängen.
Zeit für moderne Kommunikation
„In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben …“ suggeriert Unterwürfigkeit und hat in der modernen Geschäftskorrespondenz keinen Platz. Wer eine Geschäftsbeziehung zu Kunden und Geschäftspartnern auf Augenhöhe pflegen möchte, sollte dies auch in der Korrespondenz deutlich machen. Eine passende Alternative hierzu ist: „Wir sind gespannt auf Ihre Entscheidung.“
„Rückfragen“ gibt es nicht – lediglich Fragen, die als solche auch zu bezeichnen sind. „Anliegend übersende ich Ihnen …“ bedeutet konkret, dass der Absender dem Briefumschlag beiliegt. Um als modernes Unternehmen wahrgenommen zu werden, ist es entscheidend, derartige Stilblüten zu kennen und zeitgemäße, aber professionelle Alternativ-Formulierungen zu wählen.
Perfektes Finish für eine gelungene Geschäftskorrespondenz
Auch in modernen Zeiten wie diesen ist die DIN 5008 für das Verfassen von Geschäftsbriefen nach wie vor relevant und sollte unbedingt berücksichtigt werden. In dieser Norm sind alle Details zur Formatierung von Geschäftsbriefen detailliert benannt. Während einst üblicherweise ein Schrägstrich zur Trennung von Vorwahl und Telefonnummer zu finden war, ist statt des Schrägstrichs heute ein simples Leerzeichen zu platzieren. Ebenso sind beispielsweise die korrekte Formatierung von Uhrzeiten sowie die stilistisch einwandfreie Benennung eines Verteilers am Ende des Geschäftsbriefes benannt. Selbst Details wie Seitenränder (Abstände zwischen Text und Blattkante) werden standardisiert.
Fazit
Ein modernes Sprachbild – fusioniert mit Stilelementen und einer harmonischen Optik nach DIN-Norm – unterstreicht den Stil des Unternehmens und ist häufig von Erfolg gekrönt.
Redaktion: Walter Braun
Impressum
Herausgeber: tipps-vom-experten
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