Bereits seit dem Jahr 2018 existieren die Formate XRechnung und ZUGFeRD für elektronische Rechnungen. Seit dem Jahr 2020 verlangt das E-Rechnungsgesetz des Bundes, dass alle öffentlichen Auftraggeber Ihre Rechnungen elektronisch empfangen und weiterverarbeiten müssen. Zu diesem Zweck gibt es die oben genannten Formate für alle elektronischen Rechnungen. In folgendem Artikel lesen Sie, wo die Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes und Rechnungsempfangs liegen und worauf Sie bei Ihrer Rechnungslegung achten müssen.
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Überprüfen Sie als Unternehmen Ihre Software!
Stellen Sie als Auftragnehmer Rechnungen an öffentliche Institutionen aus, müssen Sie das ab dem 27. November 2020 in elektronischer Form tun. Sie sollten daher alle Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechend schnell umgesetzt haben. Damit es zu keinen Schwierigkeiten oder Problemen bei der Erstellung von Rechnungen kommt, prüfen Sie also Ihre kaufmännische Branchenlösung dahingehend, ob ZUGFeRD und XRechnung unterstützt werden.
Was bedeutet nun ZUGFeRD genau? Dahinter verbirgt sich der Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dieses Format wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Das vorrangige Ziel von ZUGFeRD 2.0 ist es, sowohl die Kosten der Rechnungslegung als auch den Arbeitsaufwand zu senken und zu optimieren. Bei dem Format handelt es sich um ein sogenanntes hybrides Datenformat. Das bedeutet, dass es ein lesbares PDF-Dokument mit den Rechnungsdaten im XML-Format verbindet. Für Sie als Anwender bedeutet das: Sobald Sie eine Rechnung im PDF-Format erstellen, wird im selben Atemzug eine für Ihren Computer optimierte Kopie im XML-Format direkt in die PDF-Datei eingebettet.
Der Empfänger der Rechnung wird diese also zunächst im PDF öffnen und auch prüfen. Seine kaufmännische Software übernimmt dabei alle relevanten Rechnungsdaten automatisch; ein wesentlicher Vorteil des Systems.
Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt in der Sichtbarkeit der Dokumente. Eine XRechnung wird im XML-Format erzeugt. Dabei handelt es sich im Gegensatz zum ZUGFeRD um keine PDF; sie ist also nicht lesbar. Dennoch sind beide Formate gleichwertig und ermöglichen das automatisierte Einlesen und Verarbeiten der Rechnung. Die meisten Softwareanbieter haben beide Formate in ihren Lösungen berücksichtigt. Damit reagieren die Anwender auf vielfachen Kundenwunsch. Sowohl der Export als auch der Import beider Formate ist so möglich und wird mit nur einem Klick erzeugt.
Die Vorteile von ZUGFeRD und XRechnung
Sparpotential: Sie als Unternehmen sparen mit der neuen Lösung nicht nur enorm viel Zeit, sondern auch Geld. Aktuelle Statistiken haben ergeben, dass die Gesamtkosten für eine Papierrechnung im Jahr 2014 bei 9,27 Euro lagen. Im Jahr 2020 dürfte diese Summe auf mehr als 10 Euro angestiegen sein, weil allein schon die Portokosten deutlich angestiegen sind. Wenn Sie eine E-Rechnung übermitteln, fallen weder Porto- noch Papier- oder Druckerkosten an.
Fehlerquote senken: Wer Rechnungen noch per Hand abtippt, agiert nicht nur ineffizient und zeitintensiv; auch ist die Fehlerquote vergleichsweise hoch. Mit Umstellung auf die E-Rechnung wird diese Fehlerquelle von Vornherein ausgeschlossen. Hier werden die Daten einfach per Drag & Drop aus der E-Mail übernommen und in die laufenden Verbindlichkeiten eingetragen. Das geschieht automatisch und fehlerfrei.
Digitalisieren: Digitalisierung ist in aller Munde und hat den wesentlichen Vorteil, dass Papier gespart wird. Dank der elektronischen Rechnungen entfällt die Papierrechnung. Sie sparen sich die Zeit der Ablage und das Geld für Ordner. Gleichzeitig haben Sie mehr Platz in Ihrem Büro.
Ausbauen: ZUGFeRD entspricht allen Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung. Das bedeutet für Sie, dass ein Rechnungsaustausch auch grenzüberschreitend erfolgen kann. Sind Sie ein Unternehmen in einer Grenzregion, ist das eine deutliche Erleichterung Ihrer Arbeitsprozesse.
Revisionssicher: Mit einer GoBD-zertifizierten Software sind Sie auf der sicheren Seite. Ihre Rechnungen sind zeitlich unbegrenzt und deren Inhalt wird unverfälscht dargestellt. Vor allem die automatisierte ZUGFeRD-Erstellung bei jeder PDF ist einfach und erleichtert Ihre Arbeitsprozesse enorm. In den Firmenparametern Ihrer Softwarelösung können Sie das ganz einfach und problemlos einstellen.
Redaktion:Walter Braun
Impressum
Herausgeber: tipps-vom-experten
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UID-Nr.: HR 92880568110 – Tel. 0049-171-5282838
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