Forscher, Analytiker und Statistiker haben oft eines gemeinsam: Sie haben großes Talent dafür, Zahlen zu erheben, aber weniger Talent dafür, diese Zahlen anschaulich wiederzugeben. Das führt dazu, dass sie in der Vermittlung ihres Wissens oft stagnieren. Von einer in ihren Augen glasklaren Präsentation verstehen die Zuhörer nur Bahnhof und am Ende sind beide Seiten frustriert. Deshalb lohnt es sich für diese Berufsgruppen durchaus, sich in Sachen Datenkommunikation weiterzubilden. Erste Anhaltspunkte bietet dieser Artikel.
Sehen ist verstehen
Viele Menschen gehören dem visuellen Lerntyp an, der Dinge vor allem dann versteht, wenn sie mit anschaulichem Material unterstützt werden. Ein bloßer Vortrag erwacht für sie erst dann zum Leben, wenn dazu ausdrucksvolle Diagramme und Grafiken präsentiert werden. Aus diesem Grund sind Database Publishing Programme besonders wertvoll. Die Datensammler können ihre Excel-Listen in sie einspeisen und die Programme verwandeln diese dann in bildhafte Kataloge oder Präsentationen. Somit übersetzen sie undurchsichtige Zahlenmengen in Dokumente, die auf den ersten Blick die wichtigsten Punkte deutlich werden lassen. Doch auch an einige Kommunikationsgrundsätze muss der Präsentator sich halten, damit die hübsch aufbereiteten Daten nicht von einem verwirrenden Vortrag begleitet werden.
Das Publikum gibt den Ton an
Kunden, Kollegen, Vorgesetzte – all diese Gruppen unterscheiden sich in ihren Kenntnissen der Materie und ihrem Interesse daran. Deshalb macht ein guter Präsentator die genauen Inhalte seiner Präsentation immer davon abhängig, vor wem er sie halten wird. Kollegen haben möglicherweise mehr Verständnis von dem Thema und können deshalb auch mit größeren Fremdwörtern umgehen. Im Kontakt mit Kunden hingegen sollte das Vokabular so einfach wie möglich gehalten werden. Sie werden sonst schnell abgehängt und verlieren im schlimmsten Fall das Interesse an einer Zusammenarbeit. Fachbegriffe sind allerdings nicht völlig fehl am Platz: Sie zeugen von einem tieferen Wissen des Feldes. Allerdings ist es ratsam, sie vereinfacht zu erklären und die Kunden an ihrem derzeitigen Wissensstand abzuholen. Vorgesetzte wollen in der Regel alles möglichst knapp präsentiert bekommen – lange Ausführungen sind hier tabu. Aussagekräftiges Bildmaterial ist besonders in diesen Fällen von Bedeutung, ebenso wie die Fähigkeit, auch mal das Ruder übernehmen zu können.
Ergebnisorientiert berichten
Viele Datensammler können sich dafür erwärmen, wie die Daten eigentlich erhoben wurden. Da sie selbst auf diesen Prozess sehr viel Zeit verwendet haben, fallen ihnen dazu viele vermeintlich interessante Geschichten ein. Die Zuhörer langweilt das in der Regel nur – für sie ist vor allem wichtig, was bei einer Erhebung herausgekommen ist und wie sie diese Ergebnisse instrumentalisieren können. Für Präsentatoren ist es deshalb ratsam, den Hauptteil zu überspringen und direkt zum Schluss zu kommen. Wie viel Umsatz wurde gemacht? Wie viele zusätzliche Einheiten müssen produziert werden? Wo haben sich die größten Defizite ergeben? Die Knackpunkte sollten nicht erst dann kommuniziert werden, wenn das Publikum bereits im Wegdösen inbegriffen ist. Veranschaulicht werden muss auch, wo diese Ergebnisse hinführen können. Zukunftsprognosen sind an dieser Stelle hilfreich. Schließlich hat jede Erhebung von Daten zum Zweck, ein Unternehmen voranzubringen – in welcher Form auch immer.
Diese Grundsätze ermöglichen es, erhobene Daten so zu kommunizieren, dass ihre Bedeutung für jeden verständlich wird. Database Publishing hat hieran maßgeblichen Anteil, indem es die Ergebnisse überhaupt erst sichtbar macht.
Redaktion: Walter Braun
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